Jak założyć działalność gospodarczą

Niezależnie od tego, czy Twoja decyzja o zarejestrowaniu działalności gospodarczej jest wymuszona pandemią Covid-19 czy nie, wiedz, jakich wymogów musisz dopełnić, aby Twoja nowa firma działała w Polsce w sposób legalny.

Na szczęście większość kroków możesz wykonać online, bez wychodzenia z domu i bez konieczności stania w kolejkach.

Krok 1: Wybór formy prawnej dla rejestrowanej działalności

Pod względem formy prawnej, działalność gospodarcza może być zarejestrowana w Polsce jako:

Znajdź najlepszą pożyczkę i kredyt onlineZobacz najlepsze pożyczki

Jednoosobowa działalność gospodarcza

Jest to najszybsza i najłatwiejsza forma rejestracji, którą można wykonać w ciągu jednego dnia, wypełniając wniosek zgłoszeniowy Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej.

Ta forma działalności nie wymaga posiadania kapitału zakładowego, daje największe możliwość dotacji unijnych lub dofinansowania z urzędu pracy, a jej rejestracja jest darmowa.

Założenie firmy jednoosobowej zaleca się głównie osobom działającym w branżach o małym ryzyku. Jest to bardzo istotne, biorąc pod uwagę, że za długi firmy odpowiada się całym majątkiem własnym i współmałżonka, z wyłączeniem jedynie jego majątku odrębnego.

Spółka cywilna

Jest to najbardziej popularna forma prawna dla nowo zakładanych, niewielkich firm. Wymaga podpisania umowy przez co najmniej dwóch wspólników, którzy za zobowiązania firmy odpowiadają solidarnie i bez ograniczeń majątkiem wypracowanym przez ich przedsięwzięcie, a po jego wykorzystaniu – majątkiem własnym.

Zarejestrowanie spółki cywilnej wiąże się z niskimi kosztami, brakiem wymogu minimalnego kapitału zakładowego. Wkład, jaki wnosi każdy wspólnik, może być pieniężny lub niepieniężny (wiedza, usługi itp.).

Spółka cywilna w rozumieniu prawnym nie jest przedsiębiorstwem i nie posiada osobowości prawnej.

Spółka prawa handlowego

Jej działalność regulują przepisy kodeksu spółek handlowych. Można tutaj wyróżnić spółki osobowe i kapitałowe różniące się sposobem opodatkowania.

Spółka osobowa (np. jawna, partnerska lub komandytowa)

Jest to spółka, która może we własnym imieniu nabywać nieruchomości, prawa rzeczowe i inne prawa, zaciągać zobowiązania, pozywać i być pozywana. W przeciwieństwie do spółki cywilnej może posiadać własną nazwę, nie ma natomiast osobowości prawnej. Wspólnicy – właściciele spółki osobowej są solidarnie i bez ograniczeń odpowiedzialni za długi firmy.

W tego rodzaju spółkach podatki płaci nie firma, ale jej wspólnicy, co pozwala na wybór opodatkowania liniowego (19%).

Przykładem spółki osobowej jest spółka jawna, którą zakłada kilku darzących się zaufaniem wspólników. Każdy z nich wnosi własny kapitał. Zakładając tego rodzaju spółkę, nazwisko przynajmniej jednego ze wspólników musi zostać podane w nazwie firmy. W przeciwnym wypadku konieczne jest dodanie do nazwy skrótu sp. j.

Spółki jawne nie odprowadzają własnego podatku, a jedynie podatek dochodowy od osób fizycznych, który obowiązuje wspólników.

Inną formą spółki osobowej jest spółka partnerska, którą mogą założyć wspólnicy zajmujący się wolnymi zawodami (lekarze, adwokaci, architekci, pielęgniarki, tłumacze itp.) lub spółka komandytowa pozwalająca na współdziałanie osób o zróżnicowanym kapitale.

Ta forma prawna przewiduje dwa rodzaje wspólników:

• komandytariuszy (ponoszących ograniczoną odpowiedzialność za zobowiązania spółki);
• komplementariuszy (czyli reprezentantów odpowiadających solidarnie i bez ograniczeń majątkiem własnym za zobowiązania spółki pozostające po egzekucji jej majątku).

Spółka kapitałowa (z ograniczoną odpowiedzialnością lub akcyjna)

W przeciwieństwie do spółki osobowej, spółka kapitałowa posiada kapitał zakładowy, osobowość prawną i własny majątek odrębny od majątku osobistego wspólników, którzy nie ponoszą własnej odpowiedzialności majątkowej.

W tej kategorii można wyróżnić spółki z ograniczoną odpowiedzialnością (sp. z o.o.) i spółki akcyjne (S.A.).

Sp. z o.o. to najpopularniejszy rodzaj spółek kapitałowych, którą może zarejestrować jedna lub kilka osób. Charakteryzuje się następującymi cechami:

• własna osobowość prawna,
• brak prywatnej odpowiedzialności wspólników,
• umowa podpisywana jest w formie aktu notarialnego,
• minimalny kapitał zakładowy o wysokości 5 tysięcy złotych,
• obowiązek prowadzenia pełnej księgowości,
• założenie jednoosobowej spółki z ograniczoną odpowiedzialnością zaleca się, gdy działalność gospodarcza prowadzona jest na dużą skalę.

Jeśli chodzi o spółki akcyjne, są nimi głównie duże firmy i korporacje, a nie nowe przedsiębiorstwa. Wymagają one bowiem znacznego kapitału (o wartości minimalnej 100 tysięcy złotych), który można pozyskiwać na giełdzie papierów wartościowych oraz poprzez emisję obligacji.

Spółka akcyjna wymaga również powołania odpowiednich organów wewnętrznych: zarządu, walnego zgromadzenia i rady nadzorczej. Nie przewiduje własnej odpowiedzialności majątkowej ze strony akcjonariuszy.

Prosta spółka akcyjna (P.S.A.) – nowa forma działalności gospodarczej

Rok 2021 przyniósł kilka zmian związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej. W lipcu 2021 roku pojawiła się opcja zarejestrowania tzw. prostej spółki akcyjnej, będącej trzecim rodzajem spółek kapitałowych.

Prosta spółka akcyjna została stworzona z myślą o działalności innowacyjnej, nowych technologiach i tzw. startupach, nie ograniczając jednak branży rejestrowanej w ten sposób działalności gospodarczej.

Jakie są najważniejsze różnice między P.S.A. i S.A.?

• Dużo niższy kapitał akcyjny (min. 1 złotych w porównaniu do 100 tysięcy złotych);
• Wiedza, doświadczenie i umiejętności jako nowe dopuszczalne formy wkładu akcjonariuszy;
• Akcje P.S.A. będą mogły być zbywane i obciążane poprzez złożenie zgodnych oświadczeń woli zbywcy i nabywcy wyrażonych np. w mailu, nagraniu głosowym lub nagraniu wideo;
• Akcje P.S.A. nie będą mogły być dopuszczone do obrotu na rynku regulowanym ani w alternatywnych systemach obrotu;
• Możliwość powołania Rady Dyrektorów zamiast Zarządu i nadania jej władzy nadzorczej, reprezentacyjnej i wykonawczej.

Krok 2: Wybranie najodpowiedniejszej formy opodatkowania

Wypełniając wniosek o wpis do CEIDG, wymagane jest zadeklarowanie, jaką formę opodatkowania wybierasz dla swojej działalności. Pamiętaj, że masz do wyboru następujące opcje:

Karta podatkowa

Jest to najprostszy sposób opodatkowania działalności gospodarczej, którego wysokość nie zależy od faktycznych wyników firmy, lecz jest ustalana odgórnie przez ministra do spraw finansów publicznych.

Z tej formy opodatkowania mogą korzystać osoby prowadzące działalność w takich branżach jak: handel detaliczny, gastronomia, usługi lekarskie, transportowe, edukacyjne, rozrywkowe i wytwórcze (na przykład fryzjer, kosmetyczka, mechanik, stolarz, zegarmistrz, czy kowal).

Karta podatkowa nie wiąże się z obowiązkiem prowadzenia żadnej ewidencji księgowej, nakładając stały podatek miesięczny bez względu na to, czy firma przynosi zyski czy straty.

Według zmian podatkowych wprowadzonych w ramach Nowego Ładu, od 2022 roku z karty podatkowej będą mogły skorzystać tylko te osoby, które korzystały z niej dotychczas.

Wyjątkiem są lekarze i medycy pracujący na co dzień w szpitalach i przychodniach, którzy od przyszłego roku nie będą już mogli rozliczać się w ramach karty podatkowej.

Ryczałt ewidencjonowany

Jest to kolejna prosta forma opodatkowania, która opiera się na odprowadzaniu do Urzędu Skarbowego określonej części przychodów (bez odjęcia kosztów). W przypadku, gdy firma przynosi straty, należny podatek wynosi zero.

Ryczałt od przychodów ewidencjonowanych mogą stosować osoby prowadzące działalność nierolniczą, osoby osiągające przychody z tytułu umowy najmu oraz duchowni.

W tym roku zmieniły się stawki ryczałtowe. To, jaka stawka obowiązuje dla danej działalności, sprawdzisz tutaj.

Zasady ogólne, czyli progresywna skala podatkowa

Progresywna skala podatkowa to najczęściej wybierana przez przedsiębiorców forma opodatkowania. W jej ramach podatek płacony jest od dochodów (czyli faktycznego zysku), a nie od przychodów.

Wybierając opodatkowanie według skali podatkowej, przedsiębiorca zobowiązany jest prowadzić Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR), w której będzie odnotowane każde kupno i sprzedaż.

Zasady ogólne przewidują obecnie dwa różne poziomy składek: 17% (minus kwota zmniejszająca podatek, tj. 525,12 zł) i 32% (dla dochodu przekraczającego 85 528 złotych rocznie).

Korzystanie ze skali podatkowej daje przedsiębiorcom sporo korzyści:

• ulgi podatkowe,
• możliwość wspólnego rozliczenia z małżonkiem,
• dostęp do kredytu podatkowego.

Podatek liniowy

Wybierając tę formę opodatkowania, będziesz płacił składki o stałej wysokości 19% dochodu, co jest łatwiejsze do zapamiętania i wyliczenia. Niestety, podatek liniowy wyklucza możliwość skorzystania z większości ulg podatkowych i rozliczania się wraz z małżonkiem. Nie daje również prawa do kredytu podatkowego i brak w nim kwoty wolnej od podatku.

Czy każdy przedsiębiorca musi płacić VAT?

Nie, nie każdy. Obowiązek płacenia tego podatku dotyczy tylko takich rodzajów działalności gospodarczej, które są wymienione w Artykule 5 ustawy o podatku od towarów i usług z dnia 11 marca 2004 r.

Koniecznie zapoznaj się ze szczegółami tej ustawy, aby wiedzieć, czy prowadzona przez Ciebie działalność jest objęta VAT-em. Pamiętaj również, że nawet jeśli nie masz obowiązku prawnego płacenia tego podatku, nadal możesz zdecydować, że chcesz go odprowadzać.

Krok 3: Wybór sposobu prowadzenia księgowości

Kto będzie prowadził księgowość Twojej firmy? Czy będziesz robił to sam, czy skorzystasz z usług specjalisty? Czym uwarunkować ten wybór?

Księgowość online

Na polskim rynku internetowym działa wiele firm udostępniających usługi księgowe online. Koszt tego rodzaju usług waha się – w zależności od wykupionego pakietu i wybranych funkcjonalności – od około 30 do 150 złotych miesięcznie.

Jest to opcja najbardziej zalecana samozatrudnionym, mikroprzedsiębiorcom i małym firmom, zwłaszcza jeśli rejestrują dużą ilość faktur na małe kwoty. Księgowość online zakłada bowiem stały koszt miesięczny, podczas gdy usługi tradycyjnego księgowego są najczęściej wyceniane w zależności od ilości dokumentów.

Zatrudnienie księgowego lub skorzystanie z usług tradycyjnego biura rachunkowego

Własna księgowa na etat daje poczucie spokoju, że specjalista codziennie czuwa nad wydatkami i przychodami firmy i że zajmuje się wyłącznie dokumentacją Twojej firmy.

Niemniej jednak, decydując się na zatrudnienie księgowego wiedz, że przyjdzie Ci zapłacić – w zależności od stażu pracy i doświadczenia – od około 4 tysięcy złotych (młodszy księgowy) do 7,5 tysiąca złotych brutto (starszy księgowy) oraz zainwestować w wymagany sprzęt i oprogramowanie. Co więcej, w przypadku urlopu lub przedłużającej się choroby będziesz musiał pomyśleć o znalezieniu kogoś na zastępstwo.

Pod względem cenowym znacznie bardziej opłaca się skorzystać z usług biura rachunkowego. Podstawowa usługa prowadzenia księgi KPiR to wydatek rzędu 400 złotych miesięcznie przy określonej ilości wpisów (np. 50). Każdy kolejny wpis wiąże się jednak z dodatkową opłatą.

Krok 4: Znalezienie odpowiedniego kodu PKD dla swojej firmy

Nie jesteś pewien, jak określić działalność, którą będzie prowadziła Twoja firma? Na szczęście istnieje Polska Klasyfikacja Działalności (PKD), czyli umowny i hierarchiczny podział wszystkich istniejących w Polsce rodzajów działalności społeczno-gospodarczej.

PKD dzieli się na pięć poziomów: sekcja, dział, grupa, klasa i podklasa, które tworzą odpowiednie kody. Jak znaleźć odpowiedni kod PKD? Na stronie rządowej zamieszczona jest wyszukiwarka, która na podstawie wpisanych słów kluczowych pomaga znaleźć kod przypisany do danej działalności.

Krok 5: Wpis do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej

Kiedy zdecydowałeś już, jaką formę prawną będzie miała twoja działalność, w jaki sposób będzie odprowadzała podatki i prowadziła księgowość, możesz przystąpić do jej zarejestrowania.

W tym celu konieczne jest złożenie wniosku o wpisanie działalności do CEIDG i wypełnienie specjalnego formularza CEIDG-1. Aktualną wersję wniosku znajdziesz i złożysz na oficjalnej stronie.

Formularz CEIDG-1 ma pięć stron i należy w nim podać informacje dotyczące:

• rodzaju wniosku,
• miejsca i daty jego złożenia,
• danych osobowych i adresu zamieszkania wnioskodawcy,
• adresu skrzynki ePUAP, jeśli takowy posiadasz,
• zakładanej firmy – rodzaju działalności gospodarczej, ilości pracowników, nazwy, adresu i danych kontaktowych,
• kwestii związanych z obowiązkowym ubezpieczeniem działalności,
• sposobu prowadzenia rachunkowości i adresu przechowywania związanej z nią dokumentacji,
• rachunkach bankowych.

Boisz się, że nie będziesz umiał poprawnie wypełnić wniosku CEIDG? Nie martw się. W tym samym miejscu, z którego pobierzesz formularz, znajdziesz również szczegółowe instrukcje jego wypełnienia.

Krok 6: ZUS - dostępne ulgi i wymagane dokumenty

Na pewno zdajesz sobie sprawę, że prowadzenie działalności gospodarczej wymaga zgłoszenia się w ZUS do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego oraz odprowadzania związanych z nimi składek.

Pełny wymiar tych składek może okazać się zbyt dużym wydatkiem dla młodej firmy, która jeszcze nie przynosi dochodów. Na szczęście w początkowym okresie prowadzenia działalności możesz skorzystać z różnych ulg, a zwłaszcza ulgi na Start i Małego ZUS.

ULGA NA START

Zwalnia ona – przez pierwsze 6 miesięcy działalności – od płacenia składek:

• na ubezpieczenia społeczne,
• na Fundusz Pracy,
• na Fundusz Solidarnościowy.

Aby z niej skorzystać, należy zgłosić się w ZUS do ubezpieczenia zdrowotnego w ciągu 7 dni od daty rozpoczęcia prowadzenia działalności.

MAŁY ZUS Plus

Jest to nowa wersja istniejącego już wcześniej programu Mały ZUS pozwalającego na opłacanie obniżonych składek na ubezpieczenia społeczne.

Mogą z niego skorzystać osoby prowadzące działalność gospodarczą, których przychody z poprzedniego roku nie przekroczyły 120 tysięcy złotych. Przy działalności trwającej niecały rok limit przychodów oblicza się proporcjonalnie.

Więcej szczegółów na temat tej ulgi znajdziesz tutaj.

Jakie dokumenty złożyć w ZUS po zarejestrowaniu działalności gospodarczej?

Wymagane formularze do ubezpieczenia możesz złożyć w formie elektronicznej już na etapie wypełniania wniosku CEIDG.

Aby to zrobić, w polu z informacją o obowiązkowym ubezpieczeniu (część 12 formularza CEIDG) wpisz ZUS i podaj datę powstania obowiązku opłacania składek (tę samą, co data rozpoczęcia działalności). Następnie wybierz odpowiedni dla Ciebie druk ZUS-owski i wypełnij go online. Zostanie on wysłany razem z twoim wnioskiem CEIDG.

Początkujący przedsiębiorcy najczęściej wybierają jeden z poniższych formularzy:

1. ZUS ZZA – składają ją ci przedsiębiorcy, którzy rejestrują się w ZUS tylko do składki zdrowotnej. Obowiązuje również w przypadku korzystania z Ulgi na Start lub jeśli jest się jednocześnie zatrudnionym na umowę o pracę, a otrzymywana pensja jest wyższa niż minimalna krajowa.
2. ZUA – składają ją ci przedsiębiorcy, którzy rejestrują się do wszystkich składek. Jest wymagany również w przypadku wnioskowania o Mały ZUS Plus.

ZUS – wyższe składki

Ze względu na założenia Polskiego Ładu na 2022 rok, a konkretnie wzrostu wynagrodzenia minimalnego i przeciętnego oraz wyższej wartości podstawy naliczania składek ZUS, możesz spodziewać się, że koszty prowadzenia działalności będą wyższe niż obecnie.

Czy zawsze muszę zarejestrować swoją firmę?

Nie, nie każda działalność gospodarcza wiąże się z tym obowiązkiem. Prawo polskie daje możliwość prowadzenia tzw. działalności nierejestrowej, którą definiuje się jako drobną działalność zarobkową osób fizycznych.

Co w praktyce oznacza „drobna działalność”? Kwalifikują się do niej ci przedsiębiorcy, których przychody w żadnym miesiącu 2021 roku nie przekroczą kwoty 1400 zł, a w 2022 roku – kwoty 1505 zł (czyli 50% minimalnego wynagrodzenia).

Dodatkowo, działalność nierejestrową możesz prowadzić w przypadku, gdy w okresie ostatnich 5 lat nie wykonywałeś działalności gospodarczej.

To, jak skomplikowane okaże się założenie działalności gospodarczej w 2022, będzie zależało od wielkości Twojego przedsięwzięcia. Oczywiście dużo łatwiej – od strony legalnej – jest wystartować z niewielkim, jednoosobowym biznesem niż założyć sporej wielkości firmę od zera. Postępując zgodnie z wymienionymi wyżej krokami, na pewno sobie poradzisz!

FAQ

Czy mam obowiązek założenia konta bankowego dla mojej działalności gospodarczej?

Nie, prawo polskie tego nie wymaga. Otwarcie firmowego rachunku bankowego jest natomiast bardzo zalecane ze względu na wygodę obsługi, a także możliwość skorzystania z rozmaitych ofert bankowych i dostępu do dodatkowych produktów, takich jak karta kredytowa czy debetowa.

Czy cudzoziemiec może zarejestrować działalność gospodarczą w Polsce?

Jak najbardziej, pod warunkiem, że pochodzi z kraju UE, EFTA, EOG lub innego państwa i po spełnieniu wymagań określonych w art. 13 ustawy z 2 lipca 2004 r. o swobodzie działalności gospodarczej.

Jak uzyskać zaświadczenie potwierdzające aktualność wpisu w CEIDG?

Zaświadczenia o wpisie w CEIDG możesz pobrać ze strony internetowej Ministra Gospodarki.